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Normativa, prevención y decisiones que transforman la gestión de las empresas.
SEGURIDAD SOCIAL Lo que deben considerar los trabajadores independientes.
REFORMA PENSIONAL
Los cambios y su impacto en la gestión laboral.
INSPECCIONES LABORALES Preparación documental y capacidad de respuesta.
PREVENCIÓN Y CONVIVENCIA Acoso, violencia y discriminación en el trabajo.
E M P R E S A R I A L
A S E S O R Í A S
OCTUBRE 2026
C O N T E N I D O S D E E S T A E D I C I Ó N
Una guía para comprender los cambios normativos y fortalecer la gestión del talento en las empresas.
SEGURIDAD SOCIAL PARA INDEPENDIENTES Obligaciones, beneficios y claves para una correcta afiliación y pago de aportes.
Pag: 05
Qué cambia, cómo impacta a las empresas y qué deben tener en cuenta en su planeación laboral.
UNA INSPECCIÓN CON PROPÓSITO Nuevas herramientas de inspección laboral y recomendaciones para estar preparados.
Pag: 10
PREVENCIÓN DEL ACOSO, LA VIOLENCIA Y LA DISCRIMINACIÓN
Nuevas normas y buenas prácticas para entornos laborales seguros, respetuosos e inclusivos.
Pag: 13
EL TALENTO TAMBIÉN NECESITA ESTRUCTURA
Una gestión integral para personas que avanzan.
E M P R E S A R I A LE M P R E S A R I A L
Seguridad socialSeguridad social dede independientesindependientes
¿Cómo se calcula y qué cambió en 2026?¿Cómo se calcula y qué cambió en 2026?
Ser independiente no significa estar por fuera del sistema de seguridad social.Ser independiente no significa estar por fuera del sistema de seguridad social. Quienes trabajan por cuenta propia o prestan determinados serviciosQuienes trabajan por cuenta propia o prestan determinados servicios deben realizar aportes, y el valor a pagar se determina a partir deldeben realizar aportes, y el valor a pagar se determina a partir del Ingreso Base de Cotización (IBC).Ingreso Base de Cotización (IBC).
0101 ¿Qué es el¿Qué es el IBC?IBC?
Es la base que se utiliza paraEs la base que se utiliza para calcular cuánto debe aportarcalcular cuánto debe aportar un independiente a laun independiente a la seguridad social.seguridad social.
El IBC corresponde a losEl IBC corresponde a los ingresos mensualesingresos mensuales obtenidos por la actividadobtenidos por la actividad económica, sobre los cualeseconómica, sobre los cuales se aplican los porcentajes dese aplican los porcentajes de cotización establecidos porcotización establecidos por la normativa vigente.la normativa vigente.
¿ C Ó M O¿ C Ó M O S ES E C A L C U L A ?C A L C U L A ?
Para determinados independientes, el cálculo parte de:Para determinados independientes, el cálculo parte de:
IngresosIngresos del mesdel mes
Costos asociadosCostos asociados a la actividada la actividad
IngresoIngreso netoneto
Ingreso neto ×Ingreso neto × 40 % =40 % = IBCIBC
El IBC no puede ser inferiorEl IBC no puede ser inferior a un salario mínimoa un salario mínimo mensual legal vigente.mensual legal vigente. ParaPara 2026,2026, ese mínimo es de:ese mínimo es de:
S A L A R I OS A L A R I O M Í N I M OM Í N I M O M E N S U A LM E N S U A L 2 0 2 62 0 2 6
Se refiere a los servicios profesionales, técnicos o especializados realizados directamente por el contratista. No descuenta costos para calcular el IBC
Se refiere a las actividades económicas independientes o contratos cuya ejecución puede implicar compra de insumos, gastos operativos o subcontratación.
Según el caso, puede descontar costos para calcular el IBC
Como regla general, se cotiza sobre el 40 % del valor mensualizado del contrato, sin incluir IVA cuando corresponda.
P A R A H A C E R L O T I E N E N D O S A L T E R N A T I V A S :
COSTOS REALES Demostrar los costos asociados a la actividad que cumplan los requisitos establecidos por la normativa tributaria.
PRESUNCIÓN DE COSTOS Aplicar el porcentaje psicológico y actividad económica, de acuerdo con el esquema definido por la UGPP.
O T R O S A S P E C T O S A T E N E R E N C U E N T A Cambios de turno o jornada
E M P R E S A R I A L
N O R M A T I V A U N E J E M P L O S E N C I L L O Un profesional independiente
¿Quécambió recibe$7.000.000al mes
Supongamos que, según su actividad económica, en2026?
puede aplicar una presunción de costos del 61,9 %.
Ingresos
El Decreto 0379 de 2026, vigente desde el 9 de mayo, actualizó el procedimiento para que los trabajadores independientes por cuenta propia y quienes tienen determinados contratos diferentes a la prestación de servicios personales liquiden sus aportes.
Costos presuntos (61,9 %)
La principal novedad es la aplicación del esquema de presunción de costos definido por la UGPP. El porcentaje de costos depende de la actividad económica.
mínimo de 2026, el IBC debe ajustarse a: $1.750.905
S A L A R I O M Í N I M O M E N S U A L 2 0 2 6
Son porcentajes de los ingresos que la UGPP permite descontar para reconocer los gastos de la función prestada por un trabajador independiente. Según su actividad económica, puede descontar entre el 28,08 % y el 67,08 % de sus ingresos, antes de calcular el IBC.
El ejemplo es ilustrativo. El porcentaje de costos y el resultado final dependen de la actividad económica y de las condiciones del independiente.
¿ Q U É S I G N I F I C A P A R A L A S E M P R E S A S ?
Contratar independientes también exige una gestión adecuada de los aportes.
Determinar si se trata de un contrato de prestación de servicios personales, cuenta propia u otra modalidad.
Conocer la actividad
La actividad económica puede determinar el porcentaje aplicable en la presunción de costos.
Organizar y conservar la información relacionada con la contratación y los soportes de seguridad social.
Actualizar los procesos
Contratación, recepción de soportes, seguimiento y archivo deben estar alineados con las reglas vigentes.
IMPULSA EMPRESARIALIMPULSA EMPRESARIAL | 0408
E M P R E S A R I A L
¿Qué cambia a partir del 1 de abril de 2027?
La Ley 2381 de 2024 reorganiza el sistema pensional colombiano. Con la reforma, la protección para la vejez se estructura en cuatro pilares y cambia la forma en que se distribuyen las cotizaciones de quienes están dentro del nuevo sistema.
R E F O R M A P E N S I O N A L
No todos los trabajadores pasarán automáticamente al nuevo sistema.
Existe un régimen de transición para quienes, al 1 de abril de 2027, tengan un número mínimo de semanas cotizadas.
R É G I M E N D E T R A N S I C I Ó N
Quienes cumplan estos requisitos conservarán las reglas del régimen anterior.
Mujeres
S E M A N A S O M Á S
Hombres
S E M A N A S O M Á S
Para los fondos de pensión, el primer paso es identificar quiénes están en transición y quiénes quedarán bajo las nuevas reglas.
La reforma estructura la protección para la vejez en cuatro pilares:
Un ingreso para quienes llegan a la vejez sin una pensión. Dirigido a personas mayores en pobreza, pobreza extrema o vulnerabilidad que no lograron pensionarse.
Pilar semicontributivo
Para quienes cotizaron, pero no alcanzaron a pensionarse.
Dirigido a personas que, habiendo cotizado, no reúnen las semanas necesarias para obtener una pensión de vejez.
Incluye a trabajadores dependientes, independientes y demás personas con capacidad de pago.
Un ahorro adicional para Permite realizar aportes voluntarios adicionales para mejorar la protección económica durante la vejez.
IMPULSA EMPRESARIAL
02 IMPULSA EMPRESARIAL | 05
R E F O R M A P E N S I O N A L
¿Qué pasa con el 16 % que se aporta para pensión?
La cotización obligatoria continúa siendo del 16 % del IBC.La cotización obligatoria continúa siendo del 16 % del IBC.La cotización obligatoria continúa siendo del 16 % del IBC. Lo que cambia, para quienes superan los 2,3 salarios mínimos, esLo que cambia, para quienes superan los 2,3 salarios mínimos, esLo que cambia, para quienes superan los 2,3 salarios mínimos, es cómo se distribuye ese aporte.cómo se distribuye ese aporte.cómo se distribuye ese aporte.
V E Á M O S L OV E Á M O S L OV E Á M O S L O C O NC O NC O N U NU NU N E J E M P L OE J E M P L OE J E M P L O Un trabajador con un IBC de 4 salarios mínimos
Con la reforma,Con la reforma,Con la reforma, los primeros 2,3 salarios mínimoslos primeros 2,3 salarios mínimoslos primeros 2,3 salarios mínimos se cotizan ense cotizan ense cotizan en Colpensiones y los 1,7 salarios mínimos restantes se cotizan en una ACCAI.Colpensiones y los 1,7 salarios mínimos restantes se cotizan en una ACCAI.Colpensiones y los 1,7 salarios mínimos restantes se cotizan en una ACCAI. 4SMMLV4SMMLV4SMMLV
2,3 SMMLV2,3 SMMLV2,3 SMMLV
1,7 SMMLV1,7 SMMLV1,7 SMMLV
Componente de Prima MediaComponente de Prima MediaComponente de Prima Media
ColpensionesColpensionesColpensiones
Componente Complementario de Ahorro IndividualComponente Complementario de Ahorro IndividualComponente Complementario de Ahorro Individual
La cotización total sigueLa cotización total sigueLa cotización total sigue siendo delsiendo delsiendo del 16 % del IBC.16 % del IBC.16 % del IBC.
Lo que cambia es la distribución del aporte.Lo que cambia es la distribución del aporte.Lo que cambia es la distribución del aporte.
El trabajador no elige entre Colpensiones y una ACCAI.El trabajador no elige entre Colpensiones y una ACCAI.El trabajador no elige entre Colpensiones y una ACCAI. Si su ingreso supera los 2,3 SMMLV, la distribución correspondeSi su ingreso supera los 2,3 SMMLV, la distribución correspondeSi su ingreso supera los 2,3 SMMLV, la distribución corresponde al esquema establecido por la reforma.al esquema establecido por la reforma.al esquema establecido por la reforma.
Pensión para las mujeres: así se reducen las semanas
¿Cómo disminuye el requisito cada año?¿Cómo disminuye el requisito cada año?¿Cómo disminuye el requisito cada año?
E M P R E S A R I A L
¿Está su empresa preparada para una visita del Ministerio del Trabajo?
El Ministerio del Trabajo reforzó su modelo de inspección con “Una Inspección con Propósito”, una estrategia que busca verificar de manera más directa las condiciones laborales y el cumplimiento de las normas.
Las visitas pueden ser preventivas, de oficio o responder a quejas, denuncias o hallazgos, y pueden realizarse sin previo aviso.
La empresa no necesita esperar una visita para prepararse.
N U E V A S I N S P E C C I O N E S L A B O R A L E S
¿ Q U É E S T Á C A M B I A N D O ?
VISITAS SIN PREVIO AVISO Las inspecciones pueden realizarse sin notificación previa para verificar las condiciones reales en las que se desarrolla el trabajo.
MAYOR ATENCIÓN A VIOLENCIAS Y DISCRIMINACIÓN El nuevo modelo incorpora un enfoque diferencial y de género, incluyendo situaciones de acoso, violencia laboral, discriminación y vulneración de derechos de poblaciones en situación de vulnerabilidad.
MEDIDAS PREVENTIVAS INMEDIATAS Si se identifica una situación que pueda comprometer la vida, salud o seguridad de los trabajadores, la autoridad puede ordenar medidas para evitar que el riesgo contínue.
04 intermediación laboral ilegal.
REVISIÓN DE LA TERCERIZACIÓN Se fortalecen los criterios para detectar posibles casos de tercerización o
U N A I N S P E C C I Ó N C O N P R O P Ó S I T O Más prevención, mejor cumplimiento.
INSECCIONAR Verificar las condiciones reales de trabajo.
PREVENIR Identificar y reducir riesgos.
CORREGIR Garantizar el cumplimiento de las normas.
El objetivo no es preparar documentos para una visita, sino mantener una gestión laboral que pueda demostrar el cumplimiento.
I M P U L S A E M P R E S A R I A L
Lo que su empresaLo que su empresa debe tenerdebe tener
La preparación no consiste en crear una “carpeta para la visita”. La documentación debe existir, estar actualizada y corresponder a procesos que realmente se ejecutan.
N U E V A S I N S P E C C I O N E S L A B O R A L E S
01 La empresa debe
RELACIONES LABORALES tener disponibles y actualizados:
Contratos de trabajo y sus modificaciones. Información de salarios, pagos y prestaciones. Registros de jornada, turnos, horas extras y recargos, cuando correspondan.
Planillas PILA y soportes de pago de seguridad social. Reglamento Interno de Trabajo, cuando la empresa esté obligada a tenerlo.
02 El SG-SST debe estar
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO funcionado, no solo archivado.
La empresa debe poder demostrar, entre otros: Política y objetivos de SST. Plan de trabajo anual. Identificación de peligros y matriz de riesgos actualizada. Evaluación y seguimiento de los riesgos. Registros de capacitaciones. Evidencias de entrega y control de EPP, cuando aplique. Investigación y seguimiento de accidentes e incidentes de trabajo.
Autoevaluación de estándares mínimos y planes de mejoramiento, según corresponda. Funcionamiento del COPASST o Vigía de SST.
Desde 2025 está vigente la Resolución 3461, que actualizó las reglas del Comité de Convivencia Laboral.
La empresa debe contar con: Comité de Convivencia confirmado correctamente. Reglamento de funcionamiento. Procedimiento interno confidencial. Evidencia de las actuaciones y reuniones. Manejo reservado de los casos.
La estructura del comité debe responder a la organización y número de trabajadores de la empresa, especialmente si cuenta con dos o más centros de trabajo.
IMPULSA EMPRESARIALIMPULSA EMPRESARIAL | 0804
E M P R E S A R I A L
¿Qué pasa cuando llega el inspector?
Las inspecciones buscan verificar las condiciones reales de trabajo y el cumplimiento de las normas. Con una preparación adecuada, la empresa puede atender el proceso de manera organizada.
NUEVAS INSPECCIONES LABORALES
VERIFIQUE SU IDENTIFICACIÓN
Los inspectores deben presentarse debidamente identificados como integrantes del Ministerio del Trabajo.
Según la Resolución 4179, cuentan con carné institucional y un mecanismo de verificación mediante código QR.
NO IMPROVESE DOCUMENTOS
La preparación no consiste en crear documentos cuando llega el inspector.
La evidencia debe corresponder a procesos que realmente se ejecutan y estar actualizada.
FACILITE EL ACCESO Y LA INFORMACIÓN
Permita el acceso al lugar de trabajo y entregue la información requerida.
La empresa debería tener una persona que pueda atender el proceso y ubicar rápidamente la documentación.
REGISTRE LOS REQUERIMIENTOS
Toda solicitud, hallazgo o medida adoptada durante la actuación debe quedar documentada.
La empresa debe hacer seguimiento a los requerimientos y establecer responsables y plazos.
C H E C K L I S T
¿Está preparada su empresa?
Revise los siguientes puntos para identificar si su organización cuenta con lo esencial:
DOCUMENTACIÓN LABORAL
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Contratos y documentación laboral actualizados. PILA y seguridad social al día. Registros de jornada, horas extras y recargos. Reglamento Interno de Trabajo publicado y dos ejemplares físicos por sede.
SG-SST implementado y con evidencias. Matriz de riesgos actualizada. Plan anual de SST ejecutándose. COPASST o Vigia funcionando, cuando corresponda.
Comité de Convivencia e Integridad conformado y activo. Reglamento de funcionamiento.
Protocolos y rutas para atender acoso, violencia y discriminación.
Documentación organizada y disponible.
IMPULSA EMPRESARIALIMPULSA EMPRESARIAL | 0905
E M P R E S A R I A LE M P R E S A R I A L
¿Está preparada su empresa?su empresa?
Las nuevas reglas obligan a pasar de tener documentos a contar con una ruta real de prevención, atención y protección.
El Decreto 1040 de 2026 establece nuevas obligaciones para prevenir y atender situaciones de acoso, violencia, violencia basada en género y discriminación en el trabajo. La protección alcanza a trabajadores, contrastistas, aprendices, practicantes y demás personas vinculadas al entorno laboral, incluidos los espacios virtuales.
ACOSO,ACOSO, VIOLENCIA YVIOLENCIA Y DISCRIMINACIÓNDISCRIMINACIÓN LABORALLABORAL
No basta con tener una política. Hay que saber qué hacer cuando ocurre una situación.Hay que saber qué hacer cuando ocurre una situación.
¿ Q U É¿ Q U É D E B ED E B E T E N E RT E N E R U N AU N A E M P R E S A ?E M P R E S A ?
0101DE PREVENCIÓNDE PREVENCIÓN
Debe establecer principios, derechos y deberes, acciones de prevención y formación, responsables y mecanismos de seguimiento.
Debe estarDebe estar publicada,publicada, socializada y articulardasocializada y articularda con el SG-SST.con el SG-SST.
UN COMITÉ DEUN COMITÉ DE Encargado de atender casos especiales sin violar elEncargado de atender casos especiales sin violar el principio de confidencialidad, presunción deprincipio de confidencialidad, presunción de inocencia y el debido proceso.inocencia y el debido proceso.
Este comité no determina una conducta sino queEste comité no determina una conducta sino que redirecciona o actúa según el protócolo establecidoredirecciona o actúa según el protócolo establecido en el decreto 1040.en el decreto 1040.
Sus integrantes deben serSus integrantes deben ser diferentes a los del Comité dediferentes a los del Comité de convivenciaconvivencia
IMPULSA EMPRESARIALIMPULSA EMPRESARIALIMPULSA EMPRESARIAL | 100707
0202 CON UNA RUTA CLARACON UNA RUTA CLARA
Debe definir cómo recibir, gestionar y hacerDebe definir cómo recibir, gestionar y hacer seguimiento a una situación.seguimiento a una situación. OrientaciónOrientación
RecepciónRecepción
InvestigaciónInvestigación
CierreCierre Además, debe establecer canalesAdemás, debe establecer canales confidenciales, responsables y medidasconfidenciales, responsables y medidas de protección.de protección.
UN COMITÉ DEUN COMITÉ DE Debe estar conformado y funcionando deDebe estar conformado y funcionando de acuerdo con la Resolución 3461 de 2025.acuerdo con la Resolución 3461 de 2025.
Periodo:Periodo: 2 años.2 años.
Reunión ordinaria:Reunión ordinaria: mensual.mensual.
El Comité de Convivencia noEl Comité de Convivencia no determina si existió acosodetermina si existió acoso laboral.laboral.
Su función es preventiva,Su función es preventiva, orientadora, conciliadoraorientadora, conciliadora y canalizadora.y canalizadora.
ACOSO,ACOSO,ACOSO, VIOLENCIA YVIOLENCIA YVIOLENCIA Y DISCRIMINACIÓNDISCRIMINACIÓNDISCRIMINACIÓN LABORALLABORALLABORAL
No todas las situacionesNo todas las situacionesNo todas las situaciones siguen la misma rutasiguen la misma rutasiguen la misma ruta
Dependiendo del tipo de situación, la empresa debe activar el procedimiento correspondiente y garantizar la protección de las personas involucradas.
Se gestiona a través delSe gestiona a través delSe gestiona a través del Comité de Convivencia Laboral.Comité de Convivencia Laboral.Comité de Convivencia Laboral.
El comité:El comité:El comité: Recibe y tramita la queja.Recibe y tramita la queja.Recibe y tramita la queja. Escucha a las partes.Escucha a las partes.Escucha a las partes. Orienta y promueve soluciones.Orienta y promueve soluciones.Orienta y promueve soluciones. Realiza seguimiento.Realiza seguimiento.Realiza seguimiento.
Su función es preventiva, orientadora, conciliadora y canalizadora. No determina si existíó acoso laboral.
020202 VIOLENCIA BASADA EN GÉNEROVIOLENCIA BASADA EN GÉNEROVIOLENCIA BASADA EN GÉNERO
ACOSO SEXUAL YACOSO SEXUAL YACOSO SEXUAL Y Requiere una ruta específica deRequiere una ruta específica deRequiere una ruta específica de atención, prevención y protección.atención, prevención y protección.atención, prevención y protección.
Estas conductas no son conciliablesEstas conductas no son conciliablesEstas conductas no son conciliables y no deben tratarse como un casoy no deben tratarse como un casoy no deben tratarse como un caso ordinario ante el Comité de Convivencia.ordinario ante el Comité de Convivencia.ordinario ante el Comité de Convivencia.
La ruta debe contemplar:La ruta debe contemplar:La ruta debe contemplar:
RedirecciónRedirecciónRedirección según el casosegún el casosegún el caso
La víctima no debe ser confrontada con el presunto agresor dentro del procedimiento.
¿ Q U É P A S A C U A N D O S E P R E S E N T A U N A Q U E J A ?
La empresa debe actuar con debida diligencia, proteger a la persona afectada y evitar represalias.
RECIBIR
La queja puede presentarse por medios físicos, electrónicos o verbalmente.
PROTEGER
Adoptar medidas para evitar represalias o exposición innecesaria.
03ACTUAR Y/O
REDIRECCIONAR Investigar, gestionar el caso o redireccionarlo según la ruta correspondiente.
04 HACER
SEGUIMIENTO
Documentar las actuaciones y verificar que las medidas adoptadas funcionen.
M E D I D A S Q U E P U E D E A D O P T A R L A E M P R E S A Cambios de turno o jornada
C H E C K L I S TC H E C K L I S T
¿Puede demostrar¿Puede demostrar que está preparada?
Antes de una eventual queja o inspección, la empresa debería poderAntes de una eventual queja o inspección, la empresa debería poder demostrar que cuenta con los siguientes elementos.demostrar que cuenta con los siguientes elementos.
PREVENCIÓNPREVENCIÓN
Política de prevención actualizadaPolítica de prevención actualizada y socializada.y socializada.
Capacitación y actividadesCapacitación y actividades de prevención.de prevención.
Articulación con el SG-SST.Articulación con el SG-SST.
Gestión del riesgo psicosocial.Gestión del riesgo psicosocial.
Protocolo de prevención, atenciónProtocolo de prevención, atención y sanción.y sanción. Canales confidenciales de denuncia.Canales confidenciales de denuncia. Ruta de atención con responsablesRuta de atención con responsables y fases definidas.y fases definidas. Procedimiento específico para acosoProcedimiento específico para acoso sexual y violencia basada en género.sexual y violencia basada en género. Mecanismos de protección frenteMecanismos de protección frente a represalias.a represalias.
Comité de Convivencia y Comité deComité de Convivencia y Comité de Integridad conformado y vigente.Integridad conformado y vigente.
Reglamento y acuerdos deReglamento y acuerdos de confidencialidad del Comité.confidencialidad del Comité.
Actas y evidencias de sus reunionesActas y evidencias de sus reuniones y seguimiento.y seguimiento.
Reglamento Interno de TrabajoReglamento Interno de Trabajo y contratos actualizados frentey contratos actualizados frente a estas obligaciones.a estas obligaciones.
T E N G AT E N G A E NE N C U E N T AC U E N T A Si mañana se presentaSi mañana se presenta una queja,una queja, ¿su empresa sabe¿su empresa sabe exactamente qué hacer?exactamente qué hacer?
RECIBIRRECIBIR
PROTEGERPROTEGER
Una política archivada no demuestraUna política archivada no demuestra preparación. La verdadera preparaciónpreparación. La verdadera preparación está en contar con personas, rutas,está en contar con personas, rutas, responsables y evidencias.responsables y evidencias.
R E C U E R D ER E C U E R D E La empresa debe mantener estos mecanismosLa empresa debe mantener estos mecanismos de formade forma permanentepermanente y para todas las personas vinculadas al entorno laboral.y para todas las personas vinculadas al entorno laboral.
IMPULSA EMPRESARIALIMPULSA EMPRESARIALIMPULSA EMPRESARIAL | 120909