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OBLIGATIONS HEALTH &
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Cartilla Práctica de Nómina y Seguridad Social
Guía visual ilustrada para empleadores: Del contrato al pago, paso a paso.
Edición 2026 - Basado en la normativa legal colombiana
Entender la contratación en Colombia requiere dominar cuatro áreas clave para garantizar la protección del trabajador y el cumplimiento legal de la empresa.
1. Afiliar
(Registro inmediato en EPS, AFP y ARL desde el primer día).
7. Actualizar Datos (Notificar novedades, ingresos y retiros en la PILA).
6. Implementar SG-SST (Crear el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo).
2. Pagar a Tiempo
(Aportes antes del día 10 del mes siguiente).
(Notificar a ARL y EPS en máximo 2 días hábiles).
5. Respetar Deducciones (Descontar estrictamente lo permitido por la ley: 4% Salud, 4% Pensión).
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Matriz de Afiliación Empresarial: Documentos Requeridos Qué presentar ante cada entidad para registrar su empresa.
Certificado de Cámara de Comercio (Personas Jurídicas)
SALUD (Cuida tu cuerpo)
Protege al trabajador y su familia ante enfermedades.
Régimen Contributivo:
Para trabajadores que pagan aportes.
Régimen Subsidiado: Apoyo estatal para población sin recursos.
PENSIÓN
(Ahorro para el futuro)
Sustento garantizado para la vejez (Mujeres 57 años / Hombres 62 años).
Colpensiones: Fondo público común garantizado por el Estado.
⚫ Fondos Privados:
Cuentas de ahorro individual (Ej. Porvenir, Protección).
Cubre Accidentes de Trabajo y Enfermedades Laborales, incluyendo el pago de incapacidades temporales o pensiones por invalidez.
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Zoe se cayó patinando. Gracias al sistema de salud, sus padres (Orlando y Valentina) la llevaron al médico para recibir suturas sin tener que pagar de su bolsillo.
Abuelo de Zoe. Trabajó toda su vida como Administrador. Hoy recibe su pensión mensual que le permite vivir cómodamente su etapa de retiro.
Se lastimó la mano ejerciendo su trabajo como terapeuta. La ARL cubrió toda su recuperación médica y le pagó su salario mediante una incapacidad.
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La Anatomía de los Aportes: ¿Quién paga qué?
Distribución porcentual sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC)
Cubierto al 100% por la empresa. Varía entre 0.348% y 8.7% según el riesgo.
100% Empleador: Parafiscales (9% Total).
Sena (2%), ICBF (3%), Caja de Compensación Familiar (4%).
*Existen exenciones en Salud, SENA e ICBF para empresas que declaran renta bajo ciertas condiciones (Ley 1607).
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Los 5 pasos para garantizar la remuneración exacta y el cumplimiento ante la UGPP.
1. Novedades de Nómina.
Recolección de ausencias, vacaciones, ingresos, incapacidades o recargos.
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2. Liquidación del Devengado.
Cálculo del salario base, auxilio de transporte y horas extras.
Cálculo y pago centralizado mediante la planilla PILA.
Provisión de beneficios a largo plazo (Prima, Cesantías).
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Salario Básico
(Pago por 30 dias laborados/jornada de 42 horas).
El Equilibrio del Salario: Devengado vs. Deducciones
(4% Salud y 4% Pensión, + calculados sin auxilio de transporte).
Retención en la Fuente (Según topes UVT).
Otras Deducciones (Libranzas, embargos judiciales).
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Cálculo basado en la jornada laboral diaria de 6 horas (42 horas semanales). Recargo nocturno aplica de 7:00 PM a 6:00 AM.
Factor Multiplicador x 1.25 x 0.35 x 1.75 x 0.75 x 2.00 x 2.50
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El ahorro obligatorio del empleador para cubrir futuros pagos legales.
Prima de Servicios: 8.33%
(Pago semestral: junio y diciembre).
Intereses a las Cesantías: 1.0% (Pago directo al colaborador en enero).
(15 días hábiles de descanso remunerado por año).
Aportes Parafiscales
Caja de Compensación Familiar (CCF): 4% (Subsidios, recreación, vivienda).
Modelo de Costos Reales: Caso Práctico SMLMV 2026 ¿Cuánto cuesta realmente un trabajador de Salario Mínimo en Bogotá?
Aporte Salud (Patronal 8.5% con exención): ........
Aporte ARL (Clase | -0.522%):
Caja de Compensación (4%): SENA/ICBF (Con exención): Provisión Prima (8.33%): ........ Provisión Cesantías (8.33%): Intereses Cesantías (1%):
Impacto Económico: Un trabajador de salario mínimo representa un recargo del 55.09% frente a su asignación básica mensual (Con optimización fiscal). Sin exenciones, el recargo asciende al 72.1%.
COSTO TOTAL EMPRESARIAL MENSUAL: $2.715.498
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Matriz de Clasificación de Riesgos ARL
La tarifa patronal varía estrictamente según la actividad económica.
Ej: Transporte de carga, Servicios de vigilancia.
Ej: Construcción, Minería, Bomberos, Manejo de explosivos.
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Consecuencias Críticas del Incumplimiento
¿Qué sucede si se ignoran las normativas de afiliación y pago?
Trabajador
El empleado queda vulnerable ante accidentes. Esto genera un pésimo ambiente laboral y destruye la confianza organizacional.
Financiero
Si hay un accidente y no hay ARL, el empleador debe pagar todos los gastos médicos de su bolsillo. Además, los pagos atrasados generan intereses de mora continuos.
" Legal
Multas Severas.
La UGPP y el Ministerio de Trabajo realizan inspecciones. La falta de pago o afiliación resulta en multas de hasta 500 Salarios Mínimos y procesos de demanda laboral.
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Cierre de la Cartilla y Marco Normativo
Panelitte Su Guía Práctica de Nómina
ÍNDICE
Ley 100 de 1993: Creación del Sistema de Seguridad Social Integral.
Decreto 0159 de 2026: Fijación transitoria del salario mínimo legal. Ley 1607 de 2012: Normas sobre exención de aportes a Salud, SENA e ICBF. Código Sustantivo del Trabajo (1950): Prestaciones Sociales, Prima y Cesantías.
La correcta administración de la nómina es el pilar de una empresa formal, justa y protegida.
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